Det skal være nemt at få flere med på fjernvarmen.

Sådan lyder en af hovedtankerne bag softwareleverandøren IntraNotes dokumenthåndteringsløsning, DocuNote.

Med løsningen vil man nemlig blandt andet hjælpe fjernvarmeselskaber med at digitalisere hele tilmeldingsprocessen – lige fra den første interessetilkendegivelse til den endelige underskrift.

Tanken er helt grundlæggende, at man på den måde både forbedrer sin kundeservice ved at lette tilmeldingen for forbrugeren, samtidig med at man sparer tid i administrationen, når det manuelle arbejde erstattes af en automatiseret proces.

Og med den fart, der er på fjernvarmeudrulningen i øjeblikket, er det en løsning, man oplever stor efterspørgsel på, fortæller Account Manager Martin Overgaard fra IntraNote.

- Fjernvarmeselskabet får en tilslutningsformular på hjemmesiden, som forbrugerne skal udfylde, hvis de gerne vil have fjernvarme. Der oprettes så automatisk en sag i vores system, og der dannes en tilslutningsaftale, som kan sende ud til underskrift hos forbrugeren, siger han og tilføjer:

- Sådan en arbejdsgang sparer tid hos forsyningen. Men den gør også kunderne mere tilfredse. For i dag vil mange mennesker helst løse sådan noget, når de lige har tid. Og det kan de, når det foregår via hjemmesiden.

Kan også understøtte projektstyring

Martin Overgaard understreger desuden, at det ikke kun er i selve tilmeldingsprocessen, at DocuNote kan understøtte fjernvarmeselskabers konverteringsprojekter.

Alle tilmeldingsdata sættes nemlig i system, når de registreres digitalt – og det giver et overblik, som kan være en stor fordel i projektstyringen.

- Samtidig får man frigivet mere tid at arbejde på de tilslutninger, som ikke ligger lige til højrebenet. For eksempel når erhvervskunder eller boligforeninger skal med på fjernvarmen, siger Martin Overgaard.

Mange års erfaring med digitalisering af forsyninger

Når man som IntraNote har samarbejdet med forsyningsbranchen i en årrække, får man en vis indsigt i branchens unikke behov, og hvordan man kan understøtte hverdagens opgaver gennem digitalisering.

Netop den ekspertise – og ikke mindst det eksisterende netværk af fjernvarmeselskaber, som allerede bruger løsningen – får man med, når man vælger DocuNote, forklarer Martin Overgaard.

- Da mange fjernvarmeselskaber allerede benytter DocuNote, kan vi lettere fordele udgifterne til udvikling, når der er konkrete ønsker til nye funktioner. Det giver os nogle muligheder, som andre selskaber ikke har, siger han og tilføjer til sidst:

- Vi har løst den her type opgave for branchen mange gange, og det har givet os et indgående kendskab til alle trin i tilslutningsprocessen. Vores løsning er gearet til og gennemtestet af forsyningsbranchen.